Cyklus managementu: plánování, organizování, rozhodování a kontrolování.

Mezi funkcemi platí dvě klíčové vazby:

• Přímá akce (přímá posloupnost): plánování připravuje organizování, to připravuje zajištění zdrojů a vedení; vedení je vlastní realizační aktivita manažera.
• Zpětná vazba: kontrolování poskytuje informace zpět všem předchozím funkcím a uzavírá cyklus.

Z hlediska charakteru jsou plánování, organizování, zajištění zdrojů a kontrolování spíše přípravné a podpůrné funkce (byť pro management charakteristické a životně důležité), zatímco vedení je skutečná, cílevědomá, přímá aktivita manažera. Plánování je přitom v této pětici nejdůležitější — než se rozhodneme postupovat podle nějaké strategie, měli bychom ji pečlivě naplánovat, ověřit a schválit.

1. Plánování

Plánování je výchozí funkcí managementu, která předchází všem ostatním. Přetváří abstraktní vize do konkrétních kroků. Definičně jde o proces zadávání firemních cílů a volby a popisu postupů, jak jich dosáhnout.

Od vize k plánu

Plánování stojí na hierarchii pojmů, které je třeba u státnic umět rozlišit:

• Vize (vision): významná, komplexní a dlouhodobá, abstraktní představa žádoucí budoucnosti firmy — odpovídá na otázku „Kam směřujeme?“. Je výchozím bodem strategického plánování.
• Cíl (goal/target): měřitelný a jasný konec cesty, do něhož se vize musí přetavit.
• Úkol (task): zadaná nebo zřejmá práce, kterou je potřeba vykonat. Pokud cíl je konec úsilí, úkol je zadáním samotného věcného úsilí (cíl = automobil, úkol = nákup automobilu). Úkol chápeme operativně a krátkodobě.
• Plán: dokument cesty realizace, který definuje, kdo má co, kdy a jak udělat, a určuje potřebné zdroje pro dosažení cíle.

Plán dále stojí v širší soustavě pojmů: firemní mise a poslání, politika, strategie, taktika, metoda, pravidlo, program, rozpočet a rozhodnutí. Plány se člení věcně, časově a oborově a musí být vzájemně koordinovány.

SMART cíle

Profesionální zadání cíle se řídí akronymem SMART (česky „chytrý“):

Příklad SMART cíle: „Zvýším čistý prodej našeho online obchodu o 25 % během následujících 12 měsíců spuštěním nové marketingové kampaně a optimalizací nákupního procesu.“ Existují i rozšíření SMARTER (chytřejší). Cíle se dělí na krátkodobé (cca do roka), střednědobé a dlouhodobé, přičemž krátkodobé vedou ke střednědobým a ty k dlouhodobým.

Proces plánování

Klasický vodopádový model plánování:

Vedle vodopádového modelu existují agilní techniky — plánování v iteracích/sprintech, vhodné pro dynamické a nejisté prostředí.

Nástroje a techniky plánování

• SWOT analýza (silné/slabé stránky, příležitosti, hrozby),
• Ganttův diagram (časové úsečkové plánování návazností úkolů),
• riziková analýza (předcházení rizik),
• expertní hodnocení variant,
• rozpočet plánu a finanční model.

Plánování je krok prvotní a přípravný, časově náročný a kritický: nevhodně zvolené cíle nebo špatně popsaná cesta mohou vizi zmařit. Plán je vždy jen podpůrná pomůcka, kterou lze v průběhu korigovat, a měl by mít krizovou alternativu. Největší chyby manažerů vyplývají z absence či nekvality plánů a z chaotického, sebevědomě nepodloženého rozhodování.

2. Organizování

Pokud plán říká co a kdy, organizování řeší s kým a jak přesně. Je to druhá funkce v cyklické sekvenci a působí jako procedurální mezičlánek mezi plánováním a zajištěním zdrojů. Jde o univerzální, průřezovou funkci o vnášení řádu a odstraňování chaosu („Nic na světě není tak užitečné a krásné jako pořádek.“ – Xenofón).

Definice a dílčí kroky

Organizováním rozumíme proces:

1. identifikace, klasifikace a specifikace prvků (operací, lidí, strojů a zařízení) a jimi prováděných činností,
2. rozdělení a seskupování prvků a činností do skupin a posloupností (útvary, procesy, technologické linky, dodavatelsko-odběratelské řetězce) potřebných k dosažení cílů — tj. vytváření organizačních struktur a procesů,
3. přiřazení řídícího prvku (zodpovědného manažera) ke každé skupině s potřebnými pravomocemi a odpovědností (delegování),
4. zabezpečení vertikální a horizontální koordinace,
5. zajištění průběžné cyklické kontroly funkčnosti a efektivnosti a navazujících organizačních změn (zpětná vazba).

• Vstup: definovaný smysl a poslání, formulované cíle a úkoly, sestavený plán struktury.
• Výstup: funkční organizační struktura připravená k zajištění zdrojů a realizaci.

Smysl organizování: synergie, specializace, kooperace

Cílem je synergie — aby výsledek organizované skupiny byl větší než prostý součet práce jednotlivců — dosažená prostřednictvím specializace a kooperace. Organizování ještě není o samotné realizaci cílů; je o vytvoření vhodné organizace práce a zdrojů a optimálních podmínek. V armádní metafoře: víme co a jak, nyní řešíme čím a s kým.

Neorganizují se přitom jen lidé. Moderní pojetí pracuje se zdrojovým mixem — lidé, procesy, technologie, stroje a zařízení, patenty, materiál a energie, data a informace, dodavatelsko-odběratelské vztahy, finance a kapitál. Hranice mezi kategoriemi zdrojů se rozvolnily, takže manažer dopředu neví, zda zvolí reorganizaci týmu, nákup technologie, změnu obchodního modelu nebo finanční transakci.

Delegování, pravomoc, odpovědnost

Klíčová trojice:

• Pravomoc = právo rozhodovat.
• Odpovědnost = povinnost úkol splnit.
• Delegování = přenesení pravomoci a odpovědnosti na podřízeného.

Moderní trendy organizování přesahují vnitřní útvary firmy: externalizace, internacionalizace a virtualizace přidávají organizování vnějších, mezifiremních, mezinárodních a virtuálních vztahů (dodavatelsko-odběratelské řetězce, partnerství, struktury nadnárodních firem, virtuální týmy). Detailní typologie organizačních struktur patří k samostatné otázce o organizační struktuře a změně.

3. Rozhodování

Rozhodování je právem manažera a nástrojem managementu — průřezová činnost, která prostupuje plánováním (volba cílů a variant postupu), organizováním (volba struktury) i vedením (operativní volby). Kurz Bronec ji formálně řadí pod funkci vedení, státnicová otázka ji jmenuje samostatně.

Podstata: volba variant za různé míry jistoty

Rozhodování je volba mezi variantami v podmínkách:

• jistoty (známe všechny důsledky),
• rizika (známe pravděpodobnosti),
• nejistoty (pravděpodobnosti neznáme).

Podle způsobu rozlišujeme rozhodování:

• intuitivní — rychlé, krizové, opřené o zkušenost,
• racionální — systematické, s vyhodnocením variant.

Proces rozhodování

Pro vyhodnocení se používá rozhodovací matice (bodové ohodnocení variant podle kritérií) a expertní hodnocení.

Strom významu rozhodnutí

Velmi názorný je strom významu rozhodnutí, který popisuje logiku podle vážnosti a dosahu:

Tomu odpovídá hierarchie firemního rozhodování: strategická podnikatelská a manažerská rozhodnutí (vrcholový management, představenstvo, dozorčí rada), rozhodnutí středního managementu a operativní rozhodnutí zaměstnanců.

Typologie rozhodování

• Individuální vs. kolektivní: individuální jsou rychlá, vyžadují odhodlání a osobní odpovědnost, ale jsou častěji chybná a extrémní; kolektivní jsou zdlouhavější, ale lépe přijímaná a méně často nesprávná (vhodná na střední úrovni).
• Subjektivní vs. objektivní: subjektivní je osobní, ohrožené vlastním zájmem a tlakem; objektivní vzniká ve spolupráci s odborníky a pod dozorem.
• Jednostupňové, dvoustupňové, vícestupňové: jednostupňová bývají intuitivní a rychlá (vysoká chybovost); vícestupňová jsou profesionálnější a objektivnější, ale pomalejší a dražší.

Výstupy kontrolní funkce přitom snižují manažerskou nejistotu v rozhodování — proto rozhodování úzce souvisí s kontrolováním: „Pokud kontrolujeme – víme. Pokud víme – můžeme dělat racionální rozhodnutí.“

4. Kontrolování

Kontrolování (controlling) je pátá, poslední obecná funkce v posloupnosti a její účel je poskytnout zpětnou vazbu pro všechny předchozí funkce. Bez kontroly nemá plánování smysl — není to však „bič“ na lidi, ale poskytování datové zpětné vazby k nápravě. Motto: „Důvěřuj, ale prověřuj.“

Tři jádrové činnosti

Kontrolování je zaměřeno na:

1. sledování a měření vykonané práce,
2. porovnání dosažených výsledků se stanoveným plánem/cílem,
3. korekci činnosti tak, aby byl splněn plán.

Je to cyklická funkce, která tyto činnosti zajišťuje opakovaně v pravidelných intervalech nebo na základě podnětu.

Smyčka zpětné vazby

Časové fáze kontroly

Dílčí funkce a nástroje kontroly

Širší pojetí kontroly zahrnuje skupinu dílčích funkcí:

• Monitorování — sledujeme stav a vývoj,
• Kontrolování (v užším smyslu) — porovnáváme skutečnost s plánem,
• Testování — zkoušky,
• Benchmarking — srovnání s tím, kam se chceme dostat,
• Reportování (hlášení) — pravidelné výkazy a zprávy,
• Auditování — nezávislé oficiální přezkoumání správnosti, věrohodnosti a spolehlivosti.

Mezi metody patří i analýza rizik a analýza trendů.

Role a zásady kontroly

Kontrolování plní pět rolí: kognitivní (znalost skutečného stavu a odchylek), nápravnou (návrat do plánovaného stavu), analytickou (data jako základ vyšší úrovně znalostí), roli změny (podklad pro plánování a realizaci změn) a vzdělávací (podpora odpovědnosti, disciplíny a profesionality).

Aby byla kontrola smysluplná a efektivní, musí být zaměřena na cíle, standardy a pravidla firmy, komplexní (technické, sociální, ekonomické i hodnotové oblasti), založená na měřitelných ukazatelích, orientovaná na srovnávání a data v reálném čase, vždy orientovaná na budoucnost, informativní a motivační, s preventivní povahou, a její poznatky musí být zohledněny v dalším kole plánování. Tím se cyklus uzavírá a startuje znovu.

Zařazení doplňkových funkcí: zajištění zdrojů a vedení

Pro úplný obraz pětifunkčního cyklu (a tím i přesné zasazení čtyř funkcí z otázky) stručně:

• Zajištění zdrojů (sourcing): třetí funkce mezi organizováním a vedením. Pokud máme plán a organizaci, je nutné obstarat všechny zdroje, abychom mohli pracovat. Zahrnuje pořízení, správu, alokaci, využití a likvidaci zdrojů; moderní trendy umožňují zdroje nevlastnit (outsourcing, sdílení, leasing, partnering). Jde o průřezovou a časově náročnou funkci (v praxi až ~50 % času manažera).
• Vedení (leadership): čtvrtá funkce, vlastní přímá aktivita manažera — podněcování, ovlivňování a usměrňování lidí na cestě k cíli pomocí motivace a pobídek. „Vedení je pouze jednou z funkcí managementu“ (ne jeho synonymem). Právě pod vedení kurz formálně řadí rozhodování. Detaily patří k samostatné otázce o vedení lidí.

Shrnutí a souvislosti

Cyklus managementu je logická, opakující se posloupnost obecných manažerských funkcí, kterou lze shrnout takto:

• Plánování — proces formulace cílů a cesty k nim; transformuje vizi na SMART cíle, vytváří varianty postupu, určuje termíny a rozpočty (Ganttův diagram, SWOT, riziková analýza).
• Organizování — vnášení řádu; identifikace a seskupení prvků, přiřazení řídícího prvku s pravomocí a odpovědností (delegování), koordinace; cílem je synergie, specializace a kooperace.
• Rozhodování — volba variant za jistoty, rizika či nejistoty; proces od identifikace přes rozhodovací matici po implementaci; intuitivní vs. racionální; strom významu rozhodnutí; průřezová funkce (kurz ji řadí pod vedení).
• Kontrolování — zpětná vazba pro management; měření reality, porovnání s plánem a korekce; fáze dopředná, průběžná a zpětná; nástroje monitorování, benchmarking, reporting, audit.

Cyklus drží pohromadě zpětná vazba: poznatky z kontrolování se vracejí do plánování a okruh běží znovu. Otázka přímo navazuje na okruh o roli manažera a leadershipu na základě hodnot ([[MUVS-EAM.26-16]]), na cíle a akce ve strategickém managementu od MBO k BSC ([[MUVS-EAM.26-18]]), na organizační strukturu a změnu ([[MUVS-EAM.26-19]]) a na vedení lidí a organizací ([[MUVS-EAM.26-20]]).